בסביבת העבודה המודרנית גדל הצורך של ארגונים לשלב עבודה מרחוק ומהבית. הסיבות לכך הן מגוונות. בעבר, סוג הפעולות שנדרש העובד לבצע היו כרוכות בשימוש בציוד ומכשירים שניתן היה להפעיל בעיקר במקום העבודה. הבנאי, המכונאי והשרברב נדרשו לפעילות באתר בו נדרש השרות. האמצעי הזמין לתקשר היה בלתי אמצעי: שיחה פנים אל פנים. התקשורת עם העולם היתה מתנהלת במכתבים (וגם טלקס ופקס בהמשך). התרומה האפשרית של העובד מהבית הייתה קריאת חומר מקצועי וחשיבה, נחלתם של סופרים ומשוררים, יועצים ופרופסורים. כיום, חלק הולך וגדל מהעובדים במשק המודרני עוסקים בתעשיית הידע והמידע. תעשייה זו כוללת מקצועות היי טק כמו מתכנתים ואנשי תכנון ופיתוח טכנולוגיים וגם עובדי שרות לקוחות. כל עובד שעיקר עיסוקו הוא הזנה, עיבוד וקריאת נתונים תוך מתן ערך מוסף לפעולותיו הוא עובד בתעשייה זו. סביבת העבודה המודרנית מאפשרת תקשורת נוחה עם הסביבה באמצעים מגוונים המאפשרים נוכחות כמעט פיזית במקום העבודה. אפשר לנהל דיון, שיחה ומצגת תוך שימוש במשתפי מסך, אמצעים לשיחות ועידה בוידאו וטלפון. את החומר ניתן להעביר באמצעות דואר אלקטרוני, חיבור ואחסון מרוחק.
בהנתן למתכנת או אדריכל, סביבת עבודה מחשובית מתאימה, הוא יוכל לבצע ביעילות את עבודתו גם מן הבית. מוטיבציה נוספת לצורך הגדל בעבודה מרחוק היא התמשכות זמן ההגעה ועלותו בעקבות עומסי התנועה ומחיר האנרגיה, קושי לפעול באמצעי תחבורה ציבוריים וחוסר בזמינות חנייה באזורי התעסוקה. התוצאה: עובדים מהבית! אם לא כל הזמן, מרבית הזמן.
כאשר אנו עובדים מהבית, המפגש שלנו עם הסביבה העסקית היא פחות בקשר עין וכידוע, רחוק מן העין רחוק מן הלב. עובד שאין לו חדר ושולחן ואשר איננו נוכח פיזית, נדמה כי איננו קיים.
האם ניתן לחזק את הקשר ותחושת הנוכחות עבור עובדים מרחוק? לדעתנו ניתן לשפר את הקשר והתחושה באמצעות כלי ניהול משפרי ביצועים. אין הכוונה שלנו לשיפור ביצועים באופן המוכר כיום כתהליך Benchmarking . הכוונה לתת בידי כל הגורמים בסביבה הארגונית אמצעי המאפשר לנהל תהליך בשקיפות ובשיתוף. גם בעניין זה אין הכוונה לפתח מערכת מחשוב ייעודית המחייבת לאפיין תהליכי עבודה. בעבודת ניתוח שערכנו נמצא כי מרבית העובדים ובמיוחד בתעשיית הידע והמידע עוסקים בשלושה נושאים עיקריים ששלובים זה בזה. כולנו מנהלים משימות, משתתפים ומנהלים דיונים ומיישמים החלטות. לעיתים המשימה וההחלטה נגזרות מהדיון לעיתים המשימה כוללת משימות משנה ודיונים נוספים.
התוצרים של כל דיון הן החלטות ומשימות (למעט דיונים שמטרתם לבצע דינמיקה קבוצתית). האמצעים שבהן מנהלים ארגונים את המשימות וההחלטות הם האימייל הארגוני ומסמכי סיכום דיון. האימייל הארגוני אינו כלי נוח ויעיל לניהול המשימות וההחלטות. הוא אינו מאפשר ניהול, שיתוף ומעקב של ביצוע המשימה, מתקשה לתת שקיפות ואינו אקטיבי בניהול הזמן. אישור קבלת ההחלטות אינו מתועד באופן שמאפשר למפיץ ההחלטה לדעת את רמת המחוייבות של הנמענים להחלטה. תהליך הכנת הדיון הבא, שבו ירצה כניראה מנהל הדיון לערוך שיחת משוב על הביצוע של החלטות ומשימות הדיון הקודם, הוא ארוך וכולל שיחות רבות של מדידת ביצועים ומציאת תירוצים. באמצעות מערכת ניהול משימות והחלטות, הארגון בנוי כל הזמן לשיחת משוב. המחוייבות של הגורמים בארגון לביצוע, מתגברת. בסופו של דבר התרומה שלנו לארגון באה לידי ביטוי ביכולת שלנו להביא את התוכניות למעשה.
אשמח לשתף גם בחלק ההמשך של המאמר, שלח אלי בקשה במייל.
ניר לוי, מנהל מוצר QM7 פרודיפיי פתרונות תוכנה בע"מ. אנחנו מבינים בדיונים החלטות ומשימות! http://www.qm7.com nir@qm7.com 0732311700
